サービス担当者会議とは？

サービス担当者会議とは要介護認定を受けた利用者に、よりよいサービスが提供できるように意見交換や適切な支援を行うために実施される会議です。

利用者・ご家族の希望をもとにケアマネジャー（介護支援専門員）が作成したケアプランの意図や目標とする生活に向けてのイメージの共有のほか、課題解決に向けた話し合いなどを行います。

では、サービス担当者会議の内容・参加者・開催時期について解説します。

内容

利用者が望む生活を続けていくこと、あるいは改善したいことを聞き取り検討した後に、ケアマネジャーは事前に必要な介護サービスの提案などをまとめたケアプラン（介護サービス計画書）を作成します。

ケアプランとは、どのような介護サービスを利用するかや期間、どの事業所が実施するかなどをまとめた書類です。

ケアプランに沿って介護サービスを実施するため、利用者にとって適しているかを確認し、関係者の役割を明確にするのがサービス担当者会議の目的です。

参加者

サービス担当者会議の参加者は、次のとおりです。

• 利用者とその家族
• ケアマネジャー（介護支援専門員）
• 介護サービス事業所（サービス提供責任者・担当職員）
• リハビリ関係職員（責任者・担当理学療法士・作業療法士など）
• 福祉用具事業所
• 医師

利用者に関わる介護サービス関係者が参加する会議です。

しかし、どうしても日程が合わないなど参加できない場合があります。

その際は、事前に書面や電話で照会（問い合わせ）を行います。サービス担当者会議の開催目的を伝え、これまでの状況報告などを受けてサービス担当者会議で活用しましょう。

参加できなかった事業所にはサービス担当者会議の内容報告を行い、情報の共有がしっかりできるようにします。

開催時期

サービス担当者会議は、開催時期が決まっています。

• ケアプラン作成・変更時
• 何らかのトラブルなどで必要と判断したとき
• 介護認定の更新時

特にケアプラン作成・変更時は、介護保険法でサービス担当者会議の開催が義務付けられています。また、ケアプランには有効期間が設定されているため、特に変更などがない場合も開催します。

開催場所は、利用者の自宅が基本です。もしくは利用者の主治医がいる医療機関で行います。

サービス担当者会議を行う目的

サービス担当者会議を行う目的は、次の3点が挙げられます。

• サービスの質の向上
• スタッフ間の連携強化
• 質の高いケアプランの作成

これらはすべて、利用者とその家族が介護が必要になっても自分らしく生活するために必要不可欠な要素です。では、それぞれ解説します。

サービスの質の向上

サービスの質の向上は、利用者とその家族の望む暮らしを実現するために大切なポイントになります。利用者や家族の意見などをしっかりとヒアリングし、よりよいサービスにつなげていくことが大切です。

ここで重要なのは、よりよいサービスとはなにか？を明確にすることです。

利用者とその家族が望む生活を実現するために、介護サービスを詰め込めばよいわけではありません。また、削りすぎても日常生活に支障をきたす場合もあります。

利用者とその家族に適しているかどうかを確認したうえで、サービスの質を向上させていくために必要な意見交換や情報共有などをサービス担当者会議で話し合います。

スタッフ間の連携強化

介護サービスには、さまざまな職種が関わりチームで支援を行っていきます。そのため、多職種のスタッフ間の連携が重要です。サービス担当者会議では、関係者の認識をすり合わせていきます。

例えば医師から病気や障害について注意が必要だと医師から言われた点を、介護職員が知らなかったために病気の悪化やケガにつながる可能性があるでしょう。

反対に介護職員だからこそ気づいた異変や、リハビリ職から見ると介助し過ぎているなどそれぞれの専門分野の視点は異なります。

異なる視点のまま介護サービスを続けると、利用者とその家族は振り回されてしまうかもしれません。

このような事態を避けるために連携を強化することで、利用者とその家族にとってより適切な支援を提供できるようになります。

介護にはさまざまな職種が関わるため、共通の認識を持って支援することが大切です。

質の高いケアプランの作成

ケアプランは、介護サービスの計画をまとめた書類です。このケアプランに沿ってそれぞれの専門職が支援を行っていきます。

ケアマネジャーが作成したケアプランによって、サービス内容が不十分になる場合もあります。サービス担当者会議にて話し合った内容をしっかりと落とし込み、質の高いケアプランの作成ができれば、自然と質の高いサービスの提供が可能です。

このように、サービス担当者会議は介護サービス提供に欠かせません。

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サービス担当者会議の事前準備

サービス担当者会議の開催にあたり、事前準備が必要です。具体的には次のような準備が必要です。

まずは、利用者とその家族の希望を丁寧にヒアリングします。どのようなことで困っているのか、今後どうしていきたいのかなどの課題を具体的にかつ明確にしていく作業です。

初めて介護サービスを利用する際には、ケアマネジャーが複数の提案を行い、必要に応じて施設見学や福祉用具を試してみて仮のケアプランを作成します。

もうすでに介護サービスを利用している場合は、主治医の意見や介護事業所などからの報告をもとに課題などを整理しておくとスムーズに進むでしょう。必要に応じて資料作成や事前に情報共有をしておくと、よりわかりやすいです。

サービス担当者会議の日時の調整は、ケアマネジャーが行い開催されます。

サービス担当者会議当日の進め方

サービス担当者会議は、参加者全員が時間を調整して開催します。また利用者と家族に負担をかけないように、時間配分が大切です。30分から1時間程度が目安でしょう。

ケアマネジャーが司会進行を担当し、参加者全員が発言できるように進行していきます。サービス担当者会議当日の流れは、次のようになります。

初めの挨拶

サービス担当者会議の場が、初めての顔合わせになることがあります。特に初回サービス担当者会議で初対面となる場合がほとんどです。そのため、自己紹介を行います。

すでに顔合わせが済んでいる場合は、ケアマネジャーが参加者全員の紹介を軽く行う程度ですが、挨拶は大切です。

また今日のサービス担当者会議開催の目的や議題、時間の目安を伝えましょう。

議題に関する話し合い

議題について話し合いを行います。現在の状況把握や利用者とその家族の意見をヒアリングして、参加者全員で課題について話し合います。

特に課題がない場合でも、サービス内容を振り返り今後に活かしていくことで、よりよいサービスにつながっていくためです。

前回のサービス担当者会議の記録を見直しておくと、具体的に改善点がどうなったかなどを把握できます。前回の記録を持参するとよいでしょう。

話し合いのなかで、意見が対立する場合もあります。利用者とその家族の間で感情的になってしまうことや、想定外の意見が出ることもあるでしょう。

このような場合は、すぐに結論を出さないのも方法です。一度、事業所に持ち帰って検討するなど柔軟に対応することも大切になります。

利用者とご家族への確認

話し合った内容を、利用者とご家族へ確認します。納得できない場合は、再度話し合います。この繰り返しによって、希望する生活を送れるように支援することが可能です。

わかりやすい言葉や表現で話し合った内容を確認してもらいます。なかなか理解できない方や、決められない方もいるでしょう。急かさないように注意が必要です。

内容のまとめと確認

サービス担当者会議の内容をまとめ、参加者全員で確認します。同意が得られたらケアプランに利用者の署名をもらい、関係者と共有します。

当日出席できなかった事業所には、ケアプランと議事録を送付し、内容のまとめと確認は完了です。

終わりの挨拶

「お忙しいなか、ありがとうございました」など終わりの挨拶を行い、サービス担当者会議は終了です。お礼を伝えるのも忘れないようにしましょう。

難しいと感じた方もいるでしょう。しかし、サービス担当者会議はある程度流れが決まっています。この流れを覚えておくとよいでしょう。

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サービス担当者会議の記録の取り方

サービス担当者会議の記録の取り方には、ポイントがあります。会議中にメモを取る際に、利用者の現状や希望・参加者の発言・決まった内容の3点を押さえておきましょう。

利用者とご家族の了承が得られた場合は、録音することもあります。

サービス担当者会議終了後は、その日のうちにサービス担当者会議の要点の書式に合わせて記載します。

なお、サービス担当者会議の要点についての書式は統一されていません。各事業所によって違いはありますが、基本的には同じような書式です。

記録をもとに、各事業所内での情報共有を忘れないようにしましょう。

サービス担当者会議に限らず、介護の仕事では記録を取ることが大切な業務の一つになります。

記録の書き方や読みやすくわかりやすい表現などを事前に学んでおくと業務の効率化につながります。記録の書き方に関する講座や書籍をチェックしておくとよいでしょう。

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サービス担当者会議を実施する際の注意点

サービス担当者会議を実施する際には、いくつかの注意点があります。

利用者の体調はもちろんのこと、利用者とご家族が主体であること・リスクの想定・話の脱線を防ぐ・参加者が意見を出しやすい環境づくりなどが挙げられます。

サービス担当者会議を実施する際の注意点を見ていきましょう。

事前にリスクを想定する

事前にリスクの想定をしておきましょう。サービス担当者会議の開催理由には、利用者の状況変化や何らかのトラブルが発生する場合もあります。

事前にどのようなリスクの可能性があるのか想定しておくことで、サービス担当者会議中に改善点などを提案できます。

例えば、デイサービスを利用する場合を想定してみましょう。介護職員が見守るなかで入浴や食事が可能ですが、転んだり喉に食べ物を詰ませる可能性もあります。

このようなリスクを軽減するためにはどうすればよいのか、また対応策も検討しておくとよいでしょう。

利用者とご家族が主体であることを明確にする

サービス担当者会議は、あくまでも利用者とご家族が主体です。専門用語や難しい言葉はわかりやすく伝えましょう。

また、最終的に決めるのは利用者とご家族です。この基本的な視点が意外と抜けてしまうことがあるため、注意しましょう。

利用者とご家族の希望が違う場合もあります。どちらか一方の意思や希望に偏らないように、専門職としての視点が重要です。

どのような議題や課題であっても、主体は利用者とその家族です。無理にサービスを進めたり押し付けたりするような行為になっては、意味がありません。

あくまでも利用者とその家族が主体であることを、忘れないようにしましょう。

会議の開催の目的を明確にする

会議開催の目的を明確にし、話が脱線しないように意識することが大切です。事前に目的を理解しておきましょう。

また、話が脱線しそうになったら修正することも大切です。初めに「〇〇について話し合います」と伝えていても、話し合ううちに議題から脱線してしまうこともあります。修正を行う際は、不快にさせないよう配慮が必要です。

議題が複数ある場合は時間配分にも気をつけましょう。サービス担当者会議は、30分から1時間程度が目安です。

参加者が意見を出しやすい環境を整える

利用者やご家族をはじめ参加者全員が話しやすい環境を整えるのも大切です。参加者のなかにはサービス担当者会議に初めて出席する、まだ経験が少ない方もいます。

サービス担当者会議と聞いて堅苦しいイメージを持つ方や、緊張してしまいうまく話せない利用者やご家族もいます。会議という言葉がそのような印象を持つ要因でしょう。

司会進行役のケアマネジャーはもちろんのこと、意見を出しやすい雰囲気作りを意識しておきましょう。また、利用者やご家族が質問しやすいように配慮も必要です。

このような注意点を意識して、サービス担当者会議に参加するとよいでしょう。

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サービス担当者会議を通じてよりよいサービスを提供するために

サービス担当者会議は、利用者が自分らしく生活を送れるようにサポートしていくための大切な会議です。

また、サポートする側も情報を共有し利用者が望む目的や目標に向かって、同じ方向を見てそれぞれの専門分野でサポートするために欠かせないものになります。

その結果、よりよいサービスの提供が実現できるでしょう。

普段なかなか時間を取って利用者やご家族の思いを聞くのが難しい現状です。そのためサービス担当者会議に参加することが、よりよいサービス提供へつながっていきます。

参加する機会があれば、ぜひ積極的に参加していきましょう。

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